10 razones de porque tu implementación de software falla

Al final de esta lectura de 10 minutos, es de esperar que tenga una descripción general de por qué la implementación de su software podría estar fallando y qué hacer al respecto. Si usted es un ejecutivo, un gerente, un líder de equipo o brinda soporte de TI en su empresa, puede ser difícil lograr que su equipo se incorpore y utilice de manera efectiva las nuevas herramientas y tecnología.

IMPLEMENTAR NUEVA TECNOLOGÍA puede aumentar la productividad de su equipo, impulsar las ventas y ayudarlo a tomar mejores decisiones. Tener el control con el software de gestión empresarial es una necesidad para todas las empresas. Aunque, el software en sí mismo (¡todavía!) No hará el trabajo por usted. Aún tienes que saber cómo usarlo y configurarlo.

El proceso de implementación completo es crucial para cada nueva tecnología que su equipo comienza a usar. Veamos tres situaciones en las que las cosas podrían salir mal y qué hacer al respecto.

EL EQUIPO NO ESTÁ UTILIZANDO COMPLETAMENTE EL NUEVO SOFTWARE

Ha comenzado a usar software nuevo hace un tiempo, pero no todos los miembros del equipo lo usan (de manera adecuada y regular).

1)LA DECISIÓN FUE TOMADA DEMASIADO PRISA

No hay suficiente investigación. Investigar no significa solo pedir cotizaciones, comparar precios y leer reseñas. Si bien el precio y las sugerencias son importantes, debe basar su decisión en lo que necesita: funciones, soporte, el nivel de personalización. No opte por la solución más barata o mejor sugerida. ¿Qué pasaría si pagar 200 £ más al mes por un mejor software pudiera ayudarlo a obtener un 10% más de ingresos?

Cuando eligió a sus mejores candidatos en teoría, ¿también los llevó a una prueba de manejo? Los proveedores de software suelen tener períodos de prueba de al menos 2 semanas.

El responsable de la toma de decisiones ha ignorado las opiniones y comentarios de los miembros del equipo. La implementación del software empresarial siempre es difícil porque afecta a muchas personas: miembros del equipo, gerentes y ejecutivos. Todos tienen necesidades y roles ligeramente diferentes al utilizar el software. Es posible que haya realizado una investigación exhaustiva y haya elegido la solución que pensó que era la mejor. Si olvidó pedir la retroalimentación de su equipo antes de tomar la decisión, hágalo ahora, al menos le dará una mejor comprensión de cómo seguir adelante.

2)EQUIPOS DE PROYECTO INEFICIENTES

Involucre a las personas adecuadas. En algunos casos, en lugar de elegir a las mejores personas, los ejecutivos asignan proyectos de implementación de software a quien esté disponible. Subestimar la complejidad y la importancia de este proyecto es un gran paso hacia el fracaso. Las partes interesadas clave pueden ser el CEO, los gerentes, los líderes de equipo y el soporte técnico.

Asignar responsabilidad. ¿Quién se encargará de la configuración? ¿Quién conducirá la formación? ¿Quién es responsable de supervisar todo el proyecto y evaluar el resultado? Recuerde que, al igual que con cualquier otro proyecto, solo puede haber un director de proyecto.

Tenga metas realistas y claras. Según Corponet, un experto en implementación de SAP, el hecho de que el equipo central no tenga suficiente tiempo es una de las principales razones por las que falla la implementación del software ERP (Enterprise Resource Planning). La adaptación puede llevar desde unas pocas semanas hasta algunos años (dependiendo del tamaño de su empresa y la complejidad del software). Además, sin una definición clara de éxito, el final se convierte en un objetivo en movimiento.

3)Configuración Correcta

Personalización. No existe una solución única para todos. Es por eso que, en general, los proveedores de software tienen opciones como API (Interfaz de programación de aplicaciones), funciones, configuraciones e integraciones personalizables. Por ejemplo, algunas de las oportunidades podrían incluir:

  • Configurar nuevos campos personalizados, marcadores, categorías, zona horaria, información comercial, etc.
  • Añadiendo integraciones con sus herramientas actuales o nuevas aplicaciones.
  • Organizar sus cuadros de mando, seguimiento e informes personalizados.
  • Diseño de plantillas PDF (contratos, facturas, confirmaciones de pedidos, cotizaciones)
  • Asegúrese de conocer todas las opciones y utilice la mayor cantidad posible de ellas. Elegir la solución estándar no lo ayudará a aprovechar al máximo su software.

Transferencia de datos. Cada nuevo software viene en una hoja en blanco. Tienes que importar todos los datos de tus herramientas actuales. Asegúrese de no estar simplemente duplicando la carga de trabajo. Cuando las personas tienen problemas para adaptarse al nuevo software, es posible que vuelvan a sus «viejos hábitos»: utilizar el sistema anterior para realizar el trabajo y completar algunos datos en el nuevo sistema para que los vea el gerente. Para evitarlo, compruebe que todos los datos sean correctos, estén organizados y sean fácilmente comprensibles.

Si es necesario, dedique esas pocas horas a corregir los datos; más tarde, dará sus frutos. Sucede con demasiada frecuencia que cada miembro del equipo tiene sus propias hojas de cálculo, que tienden a ser desordenadas y los datos están muy dispersos. Por lo general, la gente no quiere perder tiempo limpiando los datos antes de la transferencia. Pero eso es un gran error: no sacará el máximo provecho del nuevo software si los datos están desordenados o incompletos.

Pruebas. Las pruebas inadecuadas fueron la razón detrás de la drástica falla del ERP de Hershey: sus ingresos trimestrales cayeron un 19%. Querían ansiosamente alcanzar un objetivo poco realista, por lo que redujeron el tiempo de prueba a la mitad. ¿Está cometiendo un error similar? ¿Probó si su software se ha configurado correctamente y está listo para ser utilizado por el equipo? Asegúrese de que las herramientas que proporcione se puedan utilizar de inmediato.

4)ENTRENAMIENTO INSUFICIENTE O INADECUADO

Reunión de introducción. Con suerte, informó al equipo sobre posibles cambios en el software de toda la empresa y solicitó su opinión. ¿También hizo un anuncio público cuando se tomó la decisión final? La reunión de presentación debe incluir:

  • Invitar a todos a usar el nuevo software y realizar la primera descripción general.
  • Explicando la necesidad y los beneficios de esta nueva tecnología.
  • Presentamos el programa de incorporación y el plazo previsto.
  • Programa de incorporación. Muchos proveedores de software tienen un programa de incorporación, donde le enseñan cómo aprovecharlo al máximo y lo ayudan con los primeros pasos. Puede parecer un costo innecesario, pero tenga la seguridad de que definitivamente vale la pena la inversión. El costo de no usar correctamente una gran herramienta es probablemente mucho mayor. Si no tenía un programa de incorporación bien organizado, es muy posible que su gente simplemente no sepa cómo usar esta nueva herramienta.

A veces tenemos clientes que desean reorganizar o acortar el proceso de incorporación. El compromiso con el cliente es excelente, pero tomar el control total y querer dictar todo el proceso no es tan bueno. Si esto sucede, es posible que el proyecto ya falle en el proceso de incorporación. Si de alguna manera logramos incorporarlos, es posible que fallen más tarde. Sugiero confiar en los especialistas, ellos tienen una experiencia mucho mejor.

Haciendo un entrenamiento genérico. Como se mencionó anteriormente, el software se usa de manera diferente según los roles y departamentos. Los casos de uso difieren entre los roles administrativos y de usuario, o entre los departamentos de marketing y finanzas. Si ha organizado la misma capacitación genérica para todos ellos, nuevamente, es posible que las personas no sepan cómo usar la herramienta correctamente.

Es imprescindible que los jefes de equipo o los gerentes participen en la formación y apoyen a las personas que la están realizando. Si el equipo está capacitando solo, es posible que no escuchen o que comiencen a descartar lo que no les gusta. Si el líder del equipo está presente, conoce el proceso y puede decir: sí, debe usarlo de esa manera.

Demasiada información. Su equipo puede verse abrumado por toda la nueva información. No los asuste compartiendo todos los detalles a la vez. Tenga en cuenta que la incorporación de software tiene varias etapas. Divida la información en correos electrónicos, guías y reuniones fácilmente comprensibles.

LOS USUARIOS NO VEN LOS BENEFICIOS DE UTILIZAR EL SOFTWARE

Empezó a utilizar software nuevo hace un tiempo, pero su equipo aún no ve los beneficios.

5)LOS BENEFICIOS SE DEJARON SIN EXPLICAR

Empiece con «por qué». Como miembros del equipo leales y concienzudos, su personal podría simplemente estar llenando los espacios en blanco, sin comprender completamente el potencial y los beneficios de una herramienta de software. También pueden estar confundidos acerca de la necesidad de comenzar a utilizar un nuevo software: ¿por qué el nuevo sistema es mejor que el anterior?

Muestre algunos trucos. En cada solución de software, existen múltiples accesos directos y funcionalidades relevantes para hacer que su equipo sea más eficiente. Tómese el tiempo para escribir e introducir algunos puntos clave sobre cómo su personal podría aprovechar al máximo el nuevo software.

6)RENUENCIA

Identifica a los holgazanes y los detractores. Quizás la persona que se queja del software simplemente lo ve como una tarea adicional y no se ha tomado el tiempo para aprender a fondo todos los consejos y trucos. O simplemente no son muy conocedores de la tecnología y el cambio les lleva mucho más tiempo. También hay un grupo de personas que se muestran escépticas acerca de todas las cosas nuevas. Identificar estos tipos y brindar apoyo adicional puede marcar una gran diferencia.

Ten paciencia y confianza. La adaptación a una nueva solución de software rara vez se describe como rápida y conveniente. Como el proceso de implementación puede durar de varias semanas a algunos meses, no saque conclusiones precipitadas.

  • ¿El equipo de dirección cree que ha elegido la solución adecuada? Si es así, sea persistente. Explique los beneficios, solicite comentarios, envíe correos electrónicos informativos y repita.
  • ¿El equipo directivo también tiene dudas? Si es así, no dejes que se lo muestre al equipo. Solicite comentarios y evalúe la situación. ¿Quizás te has saltado algunos pasos importantes? ¿Quizás hay algún truco simple para aplicar?

7) FALTA DE SEGUIMIENTO

Retroalimentación informal. Se finalizó el programa de incorporación y los equipos comenzaron a utilizar la nueva herramienta. Es posible que haya celebrado el éxito demasiado pronto y se haya olvidado de hacer un seguimiento. Enviar un breve correo electrónico solicitando comentarios honestos es una forma sencilla de descubrir cualquier problema antes de que se intensifique.

Inspección formal. Lo lamentable es que la gente se miente, a veces también a sí misma. Nuestras acciones y hábitos revelarán la verdad. Puede enviar un cuestionario pidiendo a los empleados que describan su comportamiento de uso del software o realizar una verificación aleatoria dentro del software.

LAS NUEVAS CONTRATACIONES TIENEN PROBLEMAS CON EL USO DEL SOFTWARE

Contrató a un nuevo miembro del equipo hace un tiempo, pero todavía no se siente cómodo usando software y herramientas.

8)ONBOARDING DE EMPLEADOS VS ONBOARDING DE SOFTWARE

Hacer la incorporación de software una y otra vez. ¿Pensando que una vez que se realiza la incorporación del software, se acaba? Desafortunadamente, no, tienes que volver a revisarlo cada vez que tengas un nuevo miembro del equipo. Recuerde que la capacitación en software es una parte separada pero integral del programa de incorporación de empleados. Según la complejidad del software, aprenderlo puede llevar hasta el 50% del tiempo del nuevo empleado.

Materiales adecuados. Con suerte, todavía tiene los materiales de incorporación de software del proceso de implementación. No los archive todavía; ajústelos y agréguelos al paquete de información de nuevas contrataciones.

9)SUBESTIMACIÓN DE LA CURVA DE APRENDIZAJE

Primera vez que utilizo este tipo de herramienta. ¿Alguna vez ha asumido que su nuevo empleado ha utilizado un software similar antes y está listo para comenzar? Incluso si tienen experiencia previa, la configuración y sus procesos comerciales son diferentes.

Tiempo y apoyo. Aunque el uso de software para toda la empresa puede parecer muy obvio para usted y el resto del equipo, recuerde cómo fue al principio. Tómese el tiempo para explicar los beneficios, dar algunos consejos y dar seguimiento. Cuanto más apoyo brinde en los primeros meses, mejor se desempeñará el nuevo empleado más adelante.

Software muy complejo de implementar

10)IMPLEMENTAR HERRAMIENTAS MUY PERSONALIZABLES

Muchas veces las organizaciones buscan implementar herramientas de software en la nube, especialmente porque ahora se supone que es más fácil y sencillo hacerlo, sin embargo, en muchas ocasiones nos encontramos con herramientas en internet muy buenas pero que para poderlas implementar correctamente debemos contratar a una persona para que se dedique exclusivamente a ese trabajo y en muchas ocasiones, esto no es posible.

Para eso es importante elegir un software que este orientado al nicho de mercado en el que desarrolla la empresa, esto va a permitir que el software haya sido diseñado con esos usuarios nicho en mente. Al utilizar un software enfocado a tu industria vas a encontrar muchas funcionalidades que se comparten con todas las otras empresas que también usan esa plataforma y podrás tener mas funcionalidades que vayan de acuerdo a las necesidades reales de tu negocio.

Conclusión

En Fluxy hicimos nuestra plataforma pensando en todas aquellas empresas que realizan distribución de equipamiento para la industria, y su proceso de entrega de equipamiento puede ir desde 1 semana hasta 3 meses, gestionar el trabajo de esos 3 meses es un proceso complejo, ya que en muchas ocasiones, al tener tu información descentralizada, ocurren errores que provocan perdidas en los márgenes de utilidad, o insatisfacción con el cliente. Si tu empresa se dedica a la distribución B2B y manejas ordenes bajo pedido, creemos que Fluxy te puede ayudar a gestionar el proceso para ayudar a tu equipo a cumplir con sus metas.

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