Si algo puede empeorar las reuniones es tener que viajar por todo el país para asistir a una. A continuación, se explica cómo realizar reuniones productivas en línea.
- Todas las reuniones de negocios son esenciales, incluidas las reuniones remotas con su equipo. Mantenga las reuniones estructuradas para evitar retrasos en la productividad.
- Planifique ejercicios para romper el hielo y crear equipos antes del inicio de la reunión como una forma de mantener a todos los participantes comprometidos y romper con la incomodidad de conectarse en línea.
- Tome notas y permanezca presente durante toda la reunión en línea. La multitarea demuestra que no valora el tiempo de los participantes.
Las reuniones de negocios son una parte integral del programa diario de cualquier organización. Según Harvard Business Review, los responsables de la toma de decisiones de alto nivel dedican casi el 65% de su tiempo a reunirse con diferentes jefes funcionales para recopilar actualizaciones sobre el progreso del trabajo. Pero cualquiera que haya trabajado en una organización corporativa sabe que las reuniones de negocios a menudo también pueden consumir mucho tiempo innecesario.
La nueva normalidad nos ha enseñado que el home office es una posibilidad real y que tanto los empleados se sienten mas satisfechos como las empresas se están ahorrando costos. Para poder soporta una estructura remota es totalmente necesario tener juntas en línea, por ello, te dejamos 7 consejos que pueden ser implementados a la brevedad.
1. Tenga una agenda clara y bien comunicada.
Una reunión con un propósito vago a menudo genera confusión y mucho tiempo perdido. Nunca celebre una reunión en línea sin una agenda clara. Para facilitar las cosas a todos, prepare una agenda formal con todos los temas clave que se debatirán en la reunión y ordénelos de acuerdo con sus necesidades comerciales. También mencione claramente qué papel espera de cada participante en la reunión. Envíe esta agenda al menos 24 horas antes de la reunión y solicite el reconocimiento de todos los participantes. Además, configure recordatorios automáticos de reuniones con Google Calendar o Microsoft Outlook.
2. Designe un moderador de la reunión.
Es casi seguro que una reunión sin un moderador se desvíe. Al nombrar un moderador, le otorga a esa persona la autoridad para controlar los procedimientos. Nadie puede hablar sin el permiso del moderador, y el moderador es el que mantiene a todos enfocados en el tema. Esto es particularmente importante en las reuniones en línea, ya que existe una alta probabilidad de falta de comunicación debido a la conectividad a Internet y problemas de calidad de audio o video.
3. Prepare su sistema de antemano.
Asegúrese de que la cámara y el micrófono funcionen y que el software de reuniones admita varios participantes. Para reuniones individuales, puede optar por un servicio de videollamadas estándar como Skype. Pero si hay varios participantes, recomendaría usar una aplicación especializada como Teams, Zoom, ClickMeeting, Google Meet que le brinda la capacidad de realizar reuniones en línea de manera mucho más profesional.
4. Establezca límites de tiempo.
Limitar el tiempo de sus reuniones puede aumentar significativamente su productividad y ayudarlo a extraer mucho más valor en el tiempo limitado que tiene. Por ejemplo, puede establecer la duración de la reunión en 30 minutos y asignar 10 minutos a cada uno de los puntos de la agenda. De esta manera, los participantes se mantendrán concentrados y la reunión no se desviará.
5. Minimice las distracciones.
Las distracciones pueden causar fácilmente problemas de comunicación en las reuniones en línea. Para evitarlos, asegúrese de que todos sus participantes estén sentados en una sala cerrada y bien iluminada con un fondo claro. Además, es mejor usar auriculares y un micrófono de cuello en lugar del micrófono de su computadora portátil para garantizar una comunicación clara.
6. Concluya con elementos de acción claros.
Muchas reuniones corporativas terminan con promesas vagas y garantías de los participantes. Es responsabilidad del moderador extraer elementos de acción para cada uno de los puntos de la agenda y obtener el reconocimiento de todos los participantes. La regla clave es identificar un elemento de acción, asignarlo a una persona y acordar una fecha límite. Sin estas tres cosas, ningún elemento de acción se puede rastrear de manera efectiva.
7. Comparta notas de la reunión.
Una vez que concluya su reunión en línea, asegúrese de que se envíe a los participantes un resumen de todas las notas de la reunión. Enumere los puntos de acción identificados para cada punto de la agenda junto con el nombre de la persona responsable de su ejecución. Pida a todos los participantes que reconozcan las notas de la reunión y confirmen su comprensión.
Llevar a cabo reuniones en línea con personas de diferentes ubicaciones puede ser difícil de administrar. Si se prepara con anticipación y se asegura de que sus reuniones estén bien estructuradas, moderadas y bien comunicadas, las reuniones en línea no solo pueden convertirse en una plataforma extremadamente efectiva para conectar a las partes interesadas y empleados de su empresa, sino que también pueden ayudarlo a ahorrar en viajes y costos de comunicación.