Como tener un equipo remoto altamente efectivo


A principios de 2020, el trabajo remoto ya no es un privilegio, sino una necesidad. Dado que solo el 15% de las empresas de México tienen la tecnología y las herramientas adecuadas para comenzar a trabajar de forma remota, el 95% restante tuvo que descubrir de la noche a la mañana cómo trasladar sus operaciones fuera de las instalaciones.

Esto no es tarea fácil.

¿Cómo pueden las empresas gestionar el impacto de una forma de trabajo completamente nueva, manteniendo al mismo tiempo un alto rendimiento, productividad y colaboración?

En este artículo, analizaremos las capacidades que su equipo necesita para trabajar con éxito de forma remota.

¿Qué tan eficiente es el trabajo remoto?

Es difícil deshacerse de décadas de trabajo en la oficina. Cuando está acostumbrado a tener una cultura de oficina y establecer relaciones a través de discusiones informales, puede ser difícil adaptarse al trabajo remoto.

Como tal, al principio podría ser contrario a la intuición saber que el trabajo remoto tiene más beneficios que inconvenientes. Varios estudios anteriores a COVID destacan algunos números impresionantes:

  1. Ahorro de costos: menos oficinas y más pequeñas pueden reducir los costos considerablemente al reducir el alquiler, el personal de mantenimiento, las facturas de servicios públicos y los impuestos. Un estudio concluyó un ahorro de $ 2000 USD por empleado remoto.
  2. No más desplazamientos: los trabajadores recuperan una cantidad considerable de tiempo que ya no se pierde en el tráfico. Los menores costos de transporte, riesgos de accidentes y emisiones también son beneficiosos.
  3. Mayor productividad: los empleados remotos trabajan 1,4 días más al mes en comparación con sus contrapartes de oficina. También toman descansos más cortos, menos días de enfermedad y menos tiempo libre.
  4. Menos distracciones: el 75% de las personas que trabajan de forma remota tienen menos distracciones y pausas de concentración con las que lidiar, por lo que pueden concentrarse más sin ser interrumpidos.
  5. Reducción del estrés: el 86% de las personas siente que trabajar de forma remota reduce el estrés. Esto conduce a una mejor retención de empleados y una mayor productividad.

Y la lista sigue..

Sin embargo, simplemente volverse remoto no traerá esos beneficios. Deberá hacer un esfuerzo deliberado para lograr un alto rendimiento y compensar los beneficios incorporados del trabajo en la oficina.

La productividad requiere trabajo. De lo contrario, enfrentará muchos desafíos que pueden hacer que los equipos remotos fallen.

Después de hablar con más de 100 empresas de la industria, descubrimos que más del 80% de los encuestados no contaba con un proceso para documentar la información. Un número similar de encuestados dijo que se enfrentaron a desafíos considerables al saber qué están haciendo otros equipos en proyectos entre equipos.

Si no configura su equipo con buenas prácticas de trabajo remoto primero, no existe ninguna herramienta o sistema que pueda comprar para salvarlo.

escritorio ideal para trabajo remoto

Principios de gestión de equipos remotos

La mayoría de los consejos disponibles sobre las mejores prácticas para el trabajo remoto son bastante vagos y genéricos. Estos van en la línea de «comunicarse con regularidad, utilizar las herramientas adecuadas, mantener la cultura de la empresa».

Estas recomendaciones de alto nivel se vuelven mucho más útiles cuando se miran a través del prisma de su empresa. Variables como el tamaño de la empresa, la cantidad de equipos y funciones, y la complejidad de su pila de productividad determinarán cómo sus equipos comparten conocimientos y crean relaciones.

Por ejemplo, una startup de 10 personas en una etapa temprana podría tener una llamada diaria, una actualización semanal del equipo y comunicarse principalmente a través de Slack. Por otro lado, una organización de software de mercado medio de 400 personas que opera en 4 oficinas en 3 zonas horarias puede necesitar una combinación más estructurada de llamadas regulares de Zoom, empleados 1: 1, actualizaciones interfuncionales e informes asincrónicos, y mucho más. pila de empresa más compleja.

Una vez que identifique los requisitos específicos de sus equipos, debería considerar implementar estos principios:

Promover la transparencia radical en cada proyecto y equipo.

Haga que la visibilidad completa de los proyectos, los objetivos del equipo, las responsabilidades y la documentación relacionada sea una opción predeterminada para cada equipo. Cuando todos conocen los roles, habilidades y tareas de los demás, es mucho más fácil participar en conversaciones productivas.

Cuando elimine la necesidad de hacer preguntas como «¿En qué están trabajando?», «¿A quién le informa?» O «¿Qué es lo último de ese proyecto?», Liberará mucho más tiempo en real, colaboración constructiva.

Fomentar la comunicación asincrónica

Permita que sus empleados se centren en las actividades de creación de valor minimizando el tiempo dedicado a las videollamadas y los interminables chats de Slack. En su lugar, promueva la documentación escrita y las actualizaciones asincrónicas, de modo que pueda fomentar una cultura de consideración e intencionalidad.

Después de todo, cuanto más escriba, mejor podrá articular sus pensamientos y más convicción obtendrá para llegar a donde necesita estar.

Cree un sistema de colaboración entre equipos

Cree una única fuente de verdad que pueda extraer conocimiento de varias fuentes a las que todos los empleados puedan consultar y mantenerse informados. Esto solo es posible cuando se hace un esfuerzo consciente para almacenar y organizar la información que rodea a las personas, los equipos y los proyectos, con actualizaciones, recursos y flujos de trabajo compartidos, todo en uno.

Reúna protocolos y procesos compartidos

Defina procesos de equipo remoto estándar para maximizar la coherencia y alineación del equipo, y promover una cultura de transparencia y retroalimentación. Estos podrían incluir operaciones administrativas en toda la empresa, como la incorporación de nuevos miembros, el proceso de contratación y los informes de gastos. También puede incluir prácticas específicas del equipo, como iniciar una nueva campaña de marketing, incorporación de clientes, resúmenes de diseño o realizar y aprobar una solicitud de equipo.

Cuanto más tenga estos procesos en un solo lugar y estén disponibles para todos en la organización, más miembros del equipo proporcionarán comentarios para mejorarlos.

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