Porque fallan los equipos remotos?

Durante los últimos meses, las medidas de bloqueo dictadas por COVID-19 arrojaron a los equipos de todo el mundo a un cambio enorme llamado trabajo remoto. Y con gigantes tecnológicos que responden con titulares como «Trabaja desde casa para siempre», sabes que el trabajo remoto no es solo una moda pasajera.

Eso no es nada nuevo para nadie en tecnología, donde el trabajo remoto ya ha ido ganando terreno de manera constante durante la última década. Según un informe de 2018 de Upwork (En Inglés), más del 60% de las empresas de EE. UU. Ahora tienen trabajadores remotos y las ofertas de trabajo remotas se han multiplicado por más de 8. Y lo que es más importante, ¡más del 90% de los trabajadores remotos dicen que es una buena opción para ellos!

Por supuesto, con la incertidumbre actual, nadie está 100% seguro de lo que vendrá después. Pero no importa qué, estamos seguros de que la pandemia ha creado una línea de base completamente nueva para el trabajo remoto en todo el planeta. El cambio es tan grande, de hecho, que incorporar el trabajo remoto y hacer que sus equipos se adapten de manera rápida y sin problemas ya no es algo agradable: es clave para la supervivencia empresarial.

La colaboración eficaz en equipo remoto jugará un papel fundamental a la hora de determinar qué empresas lideran el mercado en 2030 y cuáles terminan cerrando sus puertas. Y hacer ese cambio no es tan fácil como dejar que las personas se queden en casa, enciendan sus computadoras portátiles en el sofá y nunca se cambien el pijama.

Durante los últimos meses, muchas personas han visto que sus formas «normales» de trabajar no funcionan en absoluto en un contexto remoto.

¿Cómo está cambiando la colaboración en equipo el trabajo remoto?

1)Sin proximidad física

Sin una oficina física compartida, no puede simplemente preguntarles a sus colegas sobre en qué están trabajando mientras se sienta a la mesa del almuerzo.

El trabajo remoto significa que es fácil tener menos visibilidad sobre en qué están trabajando todos. Preguntas como «¿Dónde está ese documento?», «¿Qué es lo último de ese proyecto?», «¿Quién es el nuevo?» no se les pedirá con tanta frecuencia como en los días de oficina.

2)Más reuniones intencionales

La proximidad significa que las personas están acostumbradas a hablar entre ellas durante el día. Si necesitan ver a alguien, es fácil organizar una reunión, a veces demasiado fácil (y no siempre productiva).

En la nueva normalidad, los equipos remotos deben acostumbrarse a la comunicación asincrónica. Eso significa documentar todo: escribir cosas (y anotarlas bien), o incluso grabar videos simples y luego distribuirlos a las personas relevantes del equipo. Esto es especialmente crítico cuando su equipo opera en varias zonas geográficas y horarias.

3)Menos tiempo de platica

El aspecto social de la oficina es real. Es fácil crear un sentimiento de «equipo» cuando las personas interactúan entre sí durante horas y horas cada semana. Con el trabajo remoto, se vuelve más desafiante. Debe tener en cuenta que algunos empleados se sienten solos, que hay menos serendipia en las charlas de café y que dedican tiempo de manera proactiva a las reuniones del equipo.

Luego están los problemas al incorporar a alguien nuevo. ¿Cómo empodera a los nuevos miembros del equipo y los prepara para el éxito cuando nadie en la empresa los conoce en persona, ni siquiera una vez?

4)Conocimientos más dispersos

El cambio al trabajo remoto hace que la cantidad de aplicaciones que usamos aumente enormemente. La información debe fluir, pero hay muchos lugares y herramientas para crear, almacenar y recuperar esa información.

Tenemos documentos, hojas, diapositivas, wikis, calendarios, tableros kanban para administrar proyectos y realizar un seguimiento de las tareas y las tareas pendientes … Y no olvidemos los múltiples chats de equipo, hilos, correos electrónicos, videollamadas, intranets, herramientas de recursos humanos y más. Cada aplicación tiene su propio propósito y es excelente para algo, pero tener muchas de ellas puede conducir fácilmente a una jungla de herramientas de productividad y colaboración, haciendo que los equipos se sientan perdidos.

Especialmente cuando necesitas algo, se siente como encontrar una aguja en un pajar.

Las complejidades que surgen al abordar estos problemas son una de las principales razones por las que los equipos de hoy están plagados de historias en las que el trabajo remoto se convirtió en un dolor de cabeza gigantesco, si no en un asesino para la empresa. Analicemos los motivos.

¿Por qué fallan los equipos remotos?

1)La falta de un proceso de incorporación puede establecer el tono equivocado con los nuevos miembros

La crisis de COVID-19 ha sido un rayo: no ha habido tiempo para documentar realmente un proceso de incorporación de trabajo remoto claro, que incluye cosas como la configuración de objetivos, la configuración de varias cuentas, la creación de amigos virtuales, etc. Tener un proceso deliberado es fundamental para establecer el nuevo tono, y tiene un impacto en el impulso del equipo y la retención de empleados a mediano / largo plazo. Las relaciones de trabajo remotas deben diseñarse intencionalmente y entregarse con empatía, tanto para su equipo actual como para los nuevos miembros que se unan de forma remota en el futuro.

2)Demasiadas reuniones afectan la productividad de los equipos

Ninguna proximidad física y comunicación asincrónica requieren una nueva normalidad para la etiqueta en las reuniones y la comunicación del equipo; la antigua forma de celebrar reuniones a lo largo del día debe dejarse atrás.

No tendrá un equipo remoto eficaz si las personas tienen que pasar el rato en Zoom todo el día.

3)La información que no fluye a través de la organización creará nuevos silos

Anotar las cosas de manera eficaz y proporcionar actualizaciones periódicas requiere un esfuerzo real. Debe decir las cosas correctas de la manera correcta, a las personas relevantes y en los canales relevantes, lo que puede ser un desafío.

A veces, “la gente guarda su información y la divulga de forma selectiva. Esta tendencia a acumular conocimiento es un problema central de la cultura corporativa «.

Esto se vuelve cada vez más evidente cuando los equipos colaboran y comparten información desde detrás de una pantalla. Por lo tanto, a menudo hay resistencia, ya sea consciente o no, que conduce a que la información vital no fluya por todo el equipo.

Y cuando las personas comienzan a perderse información importante, rápidamente puede causar problemas en términos de hacer negocios y de moral del equipo.

4)Los silos de información hacen que el tiempo dedicado a la búsqueda sea exponencial

Si la información tiene problemas para fluir, comienzan a surgir más y más silos en toda la empresa. Cuando los datos, proyectos o información organizacional se restringen a grupos pequeños, las personas pierden oportunidades para comprender el panorama general. A largo plazo, esa falta de un panorama general se refleja en las metas y oportunidades de crecimiento perdidas, así como en daños sustanciales a la cohesión del equipo.

Ya sea que sea gerente de equipo, RR.HH., CEO o empleado de cualquier equipo, asegurarse de que su lugar de trabajo no caiga en estas trampas debería estar en la parte superior de su lista durante los próximos meses. No hacerlo puede hacer o deshacer su equipo y, en algunos casos, su empresa.

Sí, la mayoría de los equipos están realmente en riesgo. Revisando información con mas de 100 empresas de software en Estados Unidos, se encontraron los siguientes datos:

Un asombroso 77% dijo que no existe un proceso para documentar o almacenar información.

El 73% se quejó de que su organización estaba llena de silos.

Y más del 40% mencionó que dedican demasiado tiempo a clasificar demasiada información.

Si toma esos números y analiza por qué fallan los equipos remotos, queda claro que muchas empresas ya se enfrentaban a desafíos importantes en términos de productividad y colaboración en el espacio de trabajo físico.

Y a medida que finalicen los bloqueos y la fuerza laboral remota global cambie hacia una nueva línea de base, la profundidad y amplitud de estos desafíos solo aumentará.

¿Está tu equipo preparado para afrontarlos?

Fluxy puede ayudar a tus equipos remotos a trabajar de manera unificada de la gestión de tus pedidos de manera unificada, para que puedan tomar decisiones con información en tiempo real y ofrecer mayor flexibilidad y rapidez a tus clientes.

Aun no estas seguro si usar Fluxy? Habla con nuestros expertos y resuelve tus dudas